Al giorno d’oggi le aziende possono essere minacciate da numerosi pericoli. Da attacchi hacker a disastri naturali, passando per una semplice interruzione alla connessione internet. Qualsiasi sia il tipo di minaccia, è molto difficile da prevedere. Per questo motivo, un’azienda dovrebbe creare un piano di continuità lavorativa che comprenda anche un piano di comunicazione per situazioni di crisi.
Creare un piano di continuità lavorativa significa costruire un sistema di prevenzione e ripresa delle proprie attività in seguito ad una crisi che ha impattato la propria azienda. L’obiettivo è quello di assicurare che l’azienda continui a funzionare normalmente anche in caso di problemi importanti o crisi.
Come creare un piano di continuità lavorativa in 6 step
Come già anticipato, un piano di emergenza deve essere pensato nel dettaglio, così da tenere in considerazione tutti i bisogni dell’azienda. Infatti, un piano che può funzionare per una realtà, potrebbe non essere adatto a un altro business. Inoltre, il piano deve essere flessibile in modo da rispondere ai diversi stadi di una crisi che, se molto profonda ed impattante, continua ad evolversi e a presentare nuove sfide alle aziende.
Vista quindi l’alta personalizzazione necessaria, gli step che elencheremo sono solo alcuni aspetti generali che le aziende dovrebbero considerare e adattare.
1) Identificare l’obiettivo
Definire nei dettagli quale sia l’obiettivo del piano è essenziale. Questo diventa ancora più importante per quelle aziende che hanno uffici dislocati in sedi o paesi differenti. Infatti, in questi casi, è necessario decidere se il piano che si sta creando sia adatto a tutte le sedi oppure se dovrà essere riadattato in base al paese di attuazione. L’identificazione dell’obiettivo, inoltre, servirà anche per andare a definire contenuti e toni delle comunicazioni che seguiranno.
2) Identificare le aree chiave per l’azienda
Le aree o dipartimenti chiave per l’azienda dipendendo dal settore di appartenenza e dal tipo di prodotto o servizio che si offre. Chi appartiene alla categoria del commercio al dettaglio, ad esempio, dovrà includere nel proprio piano anche i negozi fisici in quanto parte essenziale per svolgere il proprio lavoro. D’altra parte, una compagnia di software avrà come dipartimento chiave quello IT e come area principale l’infrastruttura tecnologica.
3) Nominare un responsabile
Identificare chi sarà responsabile per attivare e coordinare il piano di continuità lavorativa nell’avvento di una crisi o un’emergenza è uno degli step essenziali. Idealmente, si dovrebbe nominare un coordinatore a livello aziendale e poi un referente per ogni dipartimento della propria azienda.
4) Definire una strategia per garantire l’operatività
Definire una strategia per garantire che ogni dipartimento possa svolgere la sua funzione senza interruzioni è il passo successivo. In concreto, questo significa capire di cosa ha bisogno ogni dipartimento, in termini di software, hardware e supporto in generale, per continuare a svolgere il proprio lavoro. Inoltre, è importante stilare una lista di tutti gli impiegati, includendo le loro informazioni di contatto, compreso un numero di telefono a cui è possibile rintracciarli.
5) Preparare un piano di comunicazione per crisi
Una volta completato il piano di continuità, è fondamentale anche pensare ad un piano di comunicazione studiato appositamente per un momento di crisi. È molto importante, soprattutto in una situazione instabile ed imprevedibile, cercare di comunicare in modo immediato e chiaro fin da subito.
Iniziamo col dire che il piano di continuità messo a punto va condiviso sia internamente che esternamente. Si tratta di un modo per rassicurare tutti gli interessati che l’azienda è funzionante e ha un piano d’emergenza che sta già attuando. In questa fase è bene fare attenzione alla coerenza del messaggio trasmesso, per questo bisogna tenere ben chiaro l’obiettivo del piano di continuità, in modo da che sia il faro che guida anche le comunicazioni a tutti gli interessati.
Gli strumenti per comunicare durante una crisi
Ma qual è l’elemento che rende un piano di comunicazione per crisi di successo? Senza dubbio la scelta degli strumenti e canali di comunicazione, che devono essere in linea con gli obiettivi e il target aziendali. Potrà trattarsi di email, social, app di messaggistica istantanea o SMS. Questi ultimi si attestano come lo strumento migliore quando c’è bisogno di comunicare in modo tempestivo. L’SMS, infatti, permette di :
- Comunicare subito con tutti i dipendenti, anche al di fuori del normale orario di lavoro
- Informare i clienti, non solo della crisi ma anche degli aggiornamenti successivi
- Gestire turni di lavoro eccezionali ed inviare nuove informazioni ai dipendenti ogni volta che ci sono cambiamenti
- Gestire la sicurezza delle strutture interne ed esterne
- Ricevere risposte da tutti gli interessati, se è stato attivato il servizio di ricezione SMS
- Ricevere alert dai propri sistemi 24/7 in modo da prevenire altre crisi
Esendex, oltre ad offrire il servizio di invio e ricezione SMS, può anche creare soluzioni altamente personalizzate tramite i Mobile Journey. Si tratta di un servizio con cui si possono far compiere delle azioni agli utenti, come la compilazione di documenti, l’invio di pagamenti o l’upload di moduli. Soprattutto se la propria azienda è molto strutturata, si può richiedere la creazione di un Journey personalizzato in base alle proprie esigenze da usare ogni volta che si verificano situazioni di crisi, dalla più piccola alla più grande. In questo modo si avrà sempre tutto sotto controllo lato comunicazione.
6) Creare il piano di continuità lavorativa e testarlo
Come per tutti i piani di emergenza, per essere sicuri della sua efficacia è necessario testarlo. I test dovrebbero essere effettuati almeno una o due volte all’anno. Oltre ad assicurarsi che il piano funzioni, i test aiutano a migliorare ciò che si è pianificato per rendere ancora più semplici e lineari le azioni di attuazione del piano nel caso di un’emergenza.
Per qualsiasi informazioni su come possiamo aiutare la vostra azienda a comunicare durante una situazione di emergenza, non esiti a contattarci.
Domitilla Cortelletti
Nata performance marketer, mi sono appassionata ben presto all'ambito tech. Amo lavorare in ambito digital per promuovere la comunicazione tra aziende e clienti. Quando non lavoro mi potete trovare con la valigia in mano ad esplorare il mondo o con lo zaino in spalla a fare trekking su qualche cima.
