Hai deciso di voler inviare newsletter ai tuoi clienti e/o utenti e ti sei chiesto se potesse andare bene anche il tuo client di posta per questo scopo? Il nostro post vuole rispondere proprio alla tua domanda e farti capire, passo per passo, perché è meglio utilizzare un servizio newsletter professionale.
Perché non dovresti inviare le tue newsletter dalla tua casella di posta
Nonostante Outlook, Mail, Thunderbird e gli altri client per la gestione della posta elettronica siano degli ottimi strumenti per lo scambio quotidiano di email, non sono adatti per l’invio massivo di email e newsletter e tantomeno per comunicazioni professionali.
Per questa stessa ragione sono nate negli anni aziende ESP (“Email Service Provider”) che offrono un servizio newsletter professionale e che garantiscono l’invio di campagne massive senza intoppi.
Ecco i 10 rischi di utilizzare il proprio client di posta per l’invio delle tue newsletter invece di un servizio newsletter professionale:
1. Le tue email sono esteticamente poco attrattive
Le possibilità di personalizzazione la grafica delle email con i client di posta sono molto limitate. Quindi le newsletter risultano molto scarne e poco attrattive.
La maggior parte dei servizi newsletter professionali consente, invece, di creare email dal design accattivante, in molti casi modificando o personalizzando template esistenti e a disposizione dell’utente gratuitamente. Tramite editor semplici da usare (in gergo si definiscono WYSIWYG “what you see is what you get” ovvero “quello che vedi è quello che ottieni”) è possibile modificare i modelli grafici gratuiti e trasformarli nella propria newsletter ideale in breve tempo.
2. Hai difficoltà a inviare grossi quantitativi di email
I client di posta non sono in grado di supportare l’invio di ingenti quantitativi di email. Nascono, infatti, per gestire lo scambio di singole email personali, che vengono inviate e ricevute una ad una durante il corso della giornata.
Chiunque abbia tentato di effettuare un invio di email massivo da Thunderbird o altri client di posta ha scoperto a proprie spese quanto frustrante e catastrofica possa essere questa attività. Il risultato in molti casi è infatti il blocco del software e del pc e il rallentamento della connessione internet per diverso tempo.
I servizi email newsletter, invece, nascono proprio col proposito di gestire grossi quantitativi di email e sono tecnicamente pronti a supportare questa quantità di traffico in uscita nello stesso momento, in modo efficiente e sicuro.
3. Le tue email finiscono nello SPAM
I provider di posta utilizzano protocolli diversi per gestire l’invio EMAIL. Fra questi esiste una macro-differenza fra gli invii massivi (in gergo bulk) e quelli invece singoli.
Anche se si riuscisse ad effettuare un invio massivo di email dal proprio client, i risultati dei tassi di consegna risulterebbero molto bassi. I provider di posta, come ad esempio Gmail, Yahoo, Libero, Aol e Hotmail per citarne solo alcuni, identificano come sospetto l’invio di grossi quantitativi di email effettuati senza un apposito servizio newsletter professionale (ESP).
La conseguenza più probabile sarà che la grande maggioranza delle email verranno direttamente filtrate oppure inserite nella cartella SPAM dei destinatari, azzerando così l’efficacia delle proprie campagne email. Perché investire tempo e risorse in una comunicazione che nessuno leggerà mai?
4. Il tuo IP potrebbe essere “blacklistato”
L’utilizzo improprio dei client di posta potrebbe avere effetti peggiori rispetto alle proprie email contrassegnate come spam; c’è il forte rischio, infatti, che il proprio indirizzo IP sia bollato come SPAMMER e dunque venga inserito in una blacklist.
Ripristinare la reputazione del proprio IP può richiedere davvero molto tempo e risorse; inoltre si tratta di un’operazione complessa che non sempre riesce al 100%.
5. Gestione rischiosa del database indirizzi
Se decidi di inviare un numero cospicuo di email con il tuo client di posta, di sicuro non vorrai che ogni destinatario visualizzi anche gli indirizzi email degli altri contatti della tua rubrica. Esiste, certo, la possibilità di inserire gli altri indirizzi in CCN ma ti sconsigliamo di farlo.
Il CCN è la “copia carbone nascosta”, ovvero la funzionalità offerta dai client di posta per inviare una copia dell’email a molti contatti ma senza che essi vengano a conoscenza degli altri destinatari. Sembra semplice ma non lo è affatto.
Può infatti capitare di dimenticarsi di inserire gli indirizzi nel campo CCN e di inviare dunque, in chiaro e pubblicamente a tutti, la lista completa degli indirizzi email ai quali è destinata la comunicazione.
Inoltre l’utilizzo del CCN comporta il fatto che non si potrà inserire alcun indirizzo nel campo “A:” perché risulterebbe visibile a chiunque. L’email perciò verrà ricevuta come apparentemente inviata a nessun destinatario, svelando in breve il trucco del CCN: sicuramente una pratica poco professionale.
Con un servizio newsletter professionale, invece, ogni tua email risulta essere spedita singolarmente così da far guadagnare molti punti alla tua azienda in termini di immagine e professionalità.
6. Mancanza di link per la disiscrizione
I servizi email newsletter consentono di gestire facilmente e senza pensieri le disiscrizioni degli utenti. Prevedono infatti l’inserimento automatico di un link o bottone per la disiscrizione in ogni invio email, in modo che i destinatari finali possano scegliere in qualsiasi momento se continuare a ricevere la newsletter o meno.
Non si tratta solo di adeguarsi alla normativa vigente sulla privacy ma anche di una delle più importanti “best practice” dell’email marketing.
Al contrario, con i client di posta le disiscrizioni andrebbero gestite totalmente a mano, con grande dispendio di tempo e risorse ed il costante rischio di incorrere in errori o dimenticanze.
7. Le tue email non sono responsive
Se decidi di inviare le tue email dal tuo client di posta e crei una newsletter composta da testo e immagini, chiunque legga la tua email su un dispositivo mobile, come uno smartphone, vedrà qualcosa di molto diverso da quello che tu hai pensato di inviargli. Le email grafiche create con client di posta non sono studiate per essere responsive e difficilmente si adatteranno in maniera ottimale allo schermo del destinatario finale. Con oltre 2,71 miliardi di smartphone nel mondo e l’utilizzo dell’email in mobilità in crescita a ritmi vertiginosi, inviare email responsive fa davvero la differenza.
8. Mancanza di statistiche
I client di posta non forniscono alcun dato statistico legato all’invio delle email. In questo modo non è possibile effettuare analisi a posteriori. Le statistiche sono fondamentali per capire chi fra i tuoi utenti ha aperto o cliccato sui link della tua newsletter oppure quali argomenti suscitano maggior interesse o ancora quale giorno della settimana è il migliore per effettuare i tuoi invii.
I servizi email newsletter, invece, nascono anche per fornire statistiche dettagliate su aperture, bounce e altri dati significativi.
9. Non puoi personalizzare le tue email
Una delle pratiche più comuni nell’email marketing prevede che le email siano il più possibile personalizzate. Inserire ad esempio il nome o cognome del destinatario è un gesto piccolo ma che fa sentire subito importante chi riceve la mail. Grazie ai moderni ESP è ora possibile farlo in maniera semplice, utilizzando dei campi dinamici che verranno sostituiti automaticamente dai sistemi di invio con i nomi e cognomi reali dei tuoi contatti.
Inviando da client di posta, invece, non è possibile inserire alcun dato personale del destinatario se non componendo manualmente le email.
10. Non puoi programmare le tue email
Supponiamo che tu gestisca una newsletter che deve essere inviata di domenica sera perché fornisce informazioni sui risultati del campionato di calcio locale.
Se invii le tue email da Mail, Thunderbird o Outlook, dovrai fisicamente collegarti al tuo PC per effettuare l’invio all’ora stabilita. Ogni singola domenica.
Un servizio newsletter professionale, invece, ti dà la possibilità di lavorare alla tua newsletter quando preferisci e, una volta ultimata, di programmarne l’invio in una certa data ed ora. Così la domenica potrai dedicarti alle tue passioni senza pensieri!
Invii ancora le tue newsletter tramite Outlook o altri client di posta elettronica? Ripensaci
L’invio di email da client di posta potrebbe sembrare, a prima vista, veloce ed economico. In realtà lo è solo all’apparenza.
Basta sommare i costi in termini di tempo e risorse impiegate, oltre ai mancati introiti, per capire che affidarsi ad un servizio newsletter professionale è la scelta più corretta:
- Costi in termini di tempo e risorse impiegate per comporre l’email, per gestire le disiscrizioni, per effettuare gli invii nel momento desiderato, senza contare i possibili investimenti per ripristinare indirizzi IP bloccati
- Mancati introiti dovuti al fatto che le email non vengono consegnate, oppure non vengono lette correttamente sugli smartphone, o ancora non ottengo il successo sperato semplicemente perché poco accattivanti graficamente. Infine, l’impossibilità di effettuare un’analisi dettagliata sulla vera efficacia dell’invio
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Elisa Leoni
Marketer da oltre 10 anni ed appassionata di viaggi e lingue, amo il mondo della comunicazione in tutte le sue splendide forme e nel tempo libero adoro creare oggetti handmade.